DASAR-DASAR MANAJEMEN

PENDAHULUAN

Definisi
• Menurut Harold Koonts & Cyrill O'Donnel:
Management involves getting thing done though and with people.

• Menurut R. Makharita:
Management is the utilization of available or potentials resource in a achieving a given end.

• Menurut Tom Degenaars:
Management is defined as a process dealing with guided group activity and based on disticnt objectives which have to be achieved by the involvement of human and non human resonrces.

Macam-macam Manajemen
• Antara lain:
1. Dilihat dari segi struktumya:

• Top management,
• Middle management,
•  Lower management.

2. Dilihat dari segi objeknya:

• Manajemen manusia,
• Manajemen keuangan,
• Manajemen produksi.

3. Dilihat dari segi pelaksanaannya:

• Manajemen tertutup dan terbuka,
• .Manajemen modern dan tradisional,
• Manajemen ilmiah dan non ilmiah

4. Dilihat dari segi filosofinya:
(sebanyak filsafat yang ada di bumi).

Tujuan Antara lain:
l. Efektif, dapat mencapai tujuan dengan tepat waktu.
2. Efisien, dapat mencapai hasil yang optimal dengan tenaga sekecil-kecilnya.

PROSES & FASE MANAJEMEN
􀂃 Menurut TERRY : P+O+A+C1
􀂃 Menurut Koontz : P+(0+S)+D+C1
􀂃 Menurut Fayol : P+0+(C2+C3)+C1
􀂃 Menurut Gulick : (P+B)+0+(D+C4)+R
Keterangan :
􀂃 P : Planning
􀂃 0 : Organizing
􀂃 A : Actuating
􀂃 Cl : Controlling
􀂃 C2 : Commanding
􀂃 C3 : Coordinating
􀂃 C4 : Cooperating
􀂃 E : Evaluating
􀂃 R. : Reporting
􀂃 S : Staffing
􀂃 D : Directing
􀂃 B : Budgeling

Sejarah
(Lihat dalam buku Filsafat Administrasi dari SP. Siagiaan).
􀂃 Gejala manajemen sudah ada sejak zaman Adam dan Hawa, yaitu sejak manusia hidup berkelompok.
􀂃 Pada tahun 1866 lahir gerakan manajemen ilmiah (scientific management movement), dimana mulai diletakkan pemikiran manajemen secara ilmiah. Tokohnya adalah Frederic N. Taylor.
􀂃 Setelah tahun 1866 maka manajemen lebih bersifat ilmiah dan modem.

PLANNING
Definisi dan Pengertian
• Perencanaan (planning) adalah perhitungan dan penentuan dari apa yang akan dijalankan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang tertentu, dimana, kapan, oleh siapa, dan bagaimana caranya.
• Menurut Harold Koontz dan Crrill O'Donnel:
Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program, dari alternatif yang ada.

• Menurut Louis A. Allen:
Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Pengertian perencanaan ditinjau dari 3 sudut:
1. Sebagai proses:
Proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana mencapai tujuan tersebut.
2. Sebagai fungsi manajemen: Fungsi utama dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas kewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi.
3. Sebagai suatu keputusan:
Merupakan pengambilan keputusan untuk waktu yang akan. mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana, bilamana, dan siapa yang melakukannya, yang belum tentu benar keputusan tersebut, karena baru bisa dibuktikan dikemudian hari.

• Arti penting perencanaan:
1. To effort uncertanty and change,
2. To focus attention and objective,
3. Yo gain economical operation,
4. To fasilitate control.

• Syarat perencanaan yang baik:
1. Faktual dan realistis,
2. Logis dan rasional,
3. Fleksibel,
4. Komitmen,
5. Komprehensif.

Langkah-langkah Perencanaan.
• Menurut James AF. Stonner:
Tctapkan tujuan
Tentukan situasi sekarang
Tcntukan bantuan & hambatan
Analisis SWOT
Tujuan
Tentukan seperangkat tindakan
Kembangkan alternatif
Evaluasi alternatif
Seleksi alternatif
􀂃 Menurut Harold Koontz:
1. Menyadari adanya peluang,
2. Menentukan tujuan,
3. Menentukan planning premise, yaitu proses ramalan mengenai keadaan dimasa yang akan datang pada saat kegiatan dilakukan,
4. Mengidentifikasi alternatif,
5. Mengevaluasi alternatif,
6. Memilih alternatif yang terbaik
Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Padjadjaran 2004-2005
Campus in Compact – Dasar – Dasar Manajemen
7. Merumuskan rencana lanjutan,
8. Merumuskan rencana dalam bentuk anggaran.
Sasaran
􀂃 Pendekatan dalam penetapan sasaran:
1. Top down approach,
Penetapan sasaran dilakukan oleh alasan, dimana bawahan hanya mengikuti apa yang telah ditetapkan atasan, jadi bawahan tidak ikut menetapkan sasaran.
2 Bottom up approach,
Penetapan sasaran dilakukan oleh atasan setelah mendapat input dari bawahan, jadi bawahan berperan serta dalam penetapan sasaran.

Pembagian Manajemen
􀂃 Antara lain:
1. Management by drive (MBD),
2 Management by objective (MBO),

Ad l). Management by drive (MBD)

• 􀂃 Manajemen berdasarkan dorongaan, karyawan hanya bekerja jika ada perintah dari atasan.
• 􀂃 Setiap pada masing-masing level memiliki kontribusi di dalam mencapai sasaran, sasaran telah ditetapkan untuk disebarkan dan dijalankan oleh setiap level manajemen.
• 􀂃 Menggunakan top down approach.

Ad 2). Management by objective (MKO)

• 􀂃 Manajemen berdasarkan sasaran.
• 􀂃 Proses kegiatan yang melibatkan secara aktif staff dan bawahan.
• 􀂃 Menurut Drucker; adalah suatu sistem manajemen yang melibatkan seluruh sub sistem/organisasi dalam pcncapaian tujuan dan menggunakan sasaran sebagai alat petunjuk keberhasilan.
• 􀂃 MBO dikembangkan oleh Peter Drucker, dimana dia mengembangkan manajemen menjadi Teori X dan Teori Y.
• 􀂃 Mc. Gregor melakukan pembagian kelompok manusia yaitu tipe manusia dalam teori X dan dalam teori Y,
• 􀂃 Teori X, secara umum mengasumsikan bahwa setiap manusia memiliki ciri-ciri yang negatif. Teori Y, secara umum mengasumsikan bahwa setiap manusia memiliki ciri-ciri positif.
• 􀂃 Jika MBO yang diterapkan, maka asumsi/teori yang paling tepat ditetapkan adalah teori Y.
• Strategic Planning
• 􀂃 Strategic: program yang luas untuk mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya, juga merupakan pola dasar, tanggapan orang yang sekali-kali dilakukan untuk mengantisipasi lingkungan karena organisasi mempunyai hubungan lingkungan yang dapat diamati dan dijelaskan.

􀂃 Tiga (3) cara pembuatan strategi (menurut Mintzberg):
1. Cara wiraswasta : Mengambil keputusan dengan pertimbangan pribadi berdasarkan pengalaman.
2. Cara adapted ; Menanggapi setiap situasi tertentu untuk kemudian menyusun strategi.
3. Cara perencanaan : Dengan mengikuti prosedur sistematis yang mengharuskan menganalisis lingkungan dan organisasi (disebut strategic planning).

􀂃 Strategic planning adalah proses pemilihan tujuan organisasi, penetapan kebijakan dan program yang perlu untuk mencapai sasaran tcrtentu dalam rangka mencapai tujuan dan penetapan metode yang perlu untuk menjamin agar kebijakan dan program strategi dilaksanakan (merupakan program jangka panjang).

ORGANIZING

Definisi dan Pengertian
􀂃 Pengertian organizing memiliki dua arti umum:
1. Mengacu pada suatu lembaga, Sebagai contoh mengacu pada perusahaan, rumah sakit dan tim basket sebagai suatu organisasi.
2. Mengacu pada proses pengorganisasian, yaitu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara anggota sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien.
􀂃 Tipe/bentuk organisasi:
1. Dilihat dari segi hubungan kekuasaan:
a. Lini,
b. Fungsional,
c. Lini dan staff

2. Dilihat dari banyaknya pimpinan:
a. Tunggal,
b. Jamak.

3. Dilihat dari legalitas:
a. Formal,
b. Informal.

􀂃 Pengelompokkan organisasi menurut Chester bernard:
1. Organisasi formal, yaitu kumpulan interaksi sosial yang dikoordinasikan secara sengaja dan yang mempunyai tujuan bersama.
2. Organisasi informal, yaitu interaksi-interaksi sosial tanpa tujuan bersama yang umum dan tidak dikoordinasikan secara sengaja.

􀂃 Fungsi organizing antara lain:
1. Mengatur aktivitas-aktivitas ke dalam kelompok aktivitas yang ditujukan untuk mencapai tujuan dikarenakan adanya keterbatasan manajer.
2. Menegaskan kepada para manajer untuk memberikan wewenang mengenai kelompok kegiatan yang harus dilakukan.
3. Mengatur dan menjamin adanya keseimbangan dalam melaksanakan kegiatan dan masing-masing bagian dengan arah mencapai tujuan.

􀂃 Prinsip penting agar organisasi formal efektif. yaitu:
1. Kesatuan tujuan,
2. Efisiensi.

Langkah-langkah Organizing
􀂃 Menurut Earnest Dale:
1. Detailing of work,Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan.
2. Division of work,Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang
.3. Departement Alization,Mengkombinasikan pekcrjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien
.4. Coordinating of work,Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis.
5. Monitoring,

Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan/ meningkatkan efektivitas.

􀂃 Menurut Stoner:
1. Detailing of work,
2. Division of work,
3. Coordinating of work.
Rentang Manajemen/Span of Management (SOM)
• SOM dapat didefinisikan sebagai jumlah bawahan yang melapor langsung kepada manajer tertentu.
• Menurut Henry Fayol:
Jumlah manajer yang diperlukan suatu organisasi dapat ditentukan berdasarkan deret ukur yaitu setiap 3 atau 4 orang supervisor diperlukan satu orang manajer dengan tingkat yang lebih tinggi.
Authority
• Jenis-jenis authority:
1. Line authority,
Diberikan dan dimiliki bagian-bagian yang mempunyai tanggungjawab langsung terhadap tercapainya tujuan organisasi.
2 Staff authoritty
Membantu wewenang lini untuk memperlancar kegiatan-kegiatannya.
3 Functional authority,
Kekuasaan atas proses praktek kebijakan tertentu yang bcrhubungan dengan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh bawahan dalam bagian-bagian lainnya sepanjang mengenai hal-hal khusus.
Koordinasi
Adalah pengaturan yang tertib dari kegiatan bersama untuk mcnjamin kesatuan tindak dalam usaha mencapai tujuan bersama.

STAFFING

(Manajemen SDM) Tujuan Manajemen SDM (MSDM) antara lain:
1. Tujuan masyarakat,
Bagaimana organisasi menunjukkan tanggung jawabnya kepada masyarakat melalui upaya pemenuhan kebutuhan mereka dan menghindari atau meminimalisasi dampak negatif bagi masyarakat.
2 Tujuan organisasi,
Eksistensi MSDM adalah untuk menunjukkan efektifitas dan efisiensi organisasi. MSDM melayani seluruh kepentingan organisasi, ia tidak berhenti di departemen SDM saja.
3. Tujuan fungsional,
MSDM diharapkan mampu menjaga dan meningkatkan performa tiap departemen yang ada dalam organisasi sehingga memenuhi kebutuhan organisasi.
4. Tujuan personal,
MSDM harus membantu setiap personal yang ada dalam mencapai tujuan pribadinya yakni mencapai kualitas performa yang diinginkan oleh organisasi.
Keempat tujuan MSDM akan makin mudah dicapai bila lima subsistem yang ada dalam sistem MSDM berjalan baik, adapun lima subsistem dimaksud adalah:
1. Landasan dan tantangan,
2. Persiapan dan seleksi,
3. Pengembangan dan evaluasi,
4. Kompensasi dan proteksi,
5. Hubungan pekerja dan penilai.
fungsi Operasional Personalia
• Meliputi;
1. Penarikan tenaga kerja (procurement of people},
2. Pengembangan tenaga kerja (development of people)
3. Pemberian kompensasi,
4. Integrasi tenaga kerja
5. Mempertahankan dan memelihara tenaga kerja,
6. Hubungan industrial / hubungan perburuhan.
Ad I). Penarikan tenaga kerja (procurement of people)
• Langkah-langkah:
I. Membuat/ menyusun;
a. Job analysis (analisis jabatan), yaitu suatu proses mengumpulkan dan menguraikan berbagai informasi secara terperinci yang berhubungan dengan tugas, tanggung jawab serta pelaksanaan dari suatu jabatan.
b. Job description (deskripsi jabatan), yaitu gambaran secara tertulis mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab seseorang dalam suatu jabatan.
Deskripsi Jabatan adalah suatu pernyataan yang berisi :
-
-
-
-
-
-
-
-
-
nama jabatan
lokasi
ringkasan jabatan
tugas-tugas
peralatan yang digunakan
bahan dan formula yang digunakan
supervisi yang diberikan atau diterima
kondisi kerja
resiko kerja
c. Job specification (spesifikasi jabatan), yaitu uraian mengenai persyaratan minimal yang harus dimiliki seseorang untuk memegang suatu jabatan.
Spesifikasi jabatan adalah sebuah pernyataan tentang kualifikasi orang yang diperlukan untuk memegang jabatan, menyangkut:
􀂃 pendidikan,
􀂃 pengalaman,
􀂃 latihan,
􀂃 pendapat,
􀂃 inisiatif,
􀂃 keterampilan,
􀂃 tanggung jawab,
􀂃 komunikasi,
􀂃 sifat-sifat.
II. Penarikan calon pegawai (recruitment), yaitu usaha yang dilakukan untuk mengundang calon pelamar sebanyak mungkin, sehingga organisasi memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan maupun kualifikasi yang dimiliki calon.
Metode/cara untuk menarik calon:
􀂃 Dari mulut ke mulut,
􀂃 Berkas-berkas pelamar yang datang (unsolicited applicants)
􀂃 iklan
􀂃 cangkokan
Sumber penarikan calon:
􀂃 Dari dalam pcrusahaan (itiernal resonrces) → mutasi/promosi demosi,
􀂃 Dari luar perusahaan (external resources)→ PTKU (Pasaran Tenaga Kerja Umum), lembaga pendidikan. kantor penempatan tcnaga kerja.
III. Penyaringan/seleksi calon (selection), Pemilihan atau penyaringan diantara para pelamar yang ada melalui penilaian. Metode penyaringan :
o Metode non ilmiah.
o Metode ilmiah; seleksi tertulis, test-test (aptitude, attitude, motivation/ personal, helth), wawancara.
Prosedur pemilihan calon karyawan :
Penerimaan lamaran → wawancara pendahuluan (kesan kurang baik kondisi fisik tidak memenuhi syarat, data pribadi tak menguntungkan : ditolak (nilai test kurang: ditolak) → penyelidikan latar belakang (latar belakang tidak menguntungkan = ditolak) → test kesehatan (kondisi fisik tidak memenuhi syarat = ditolak) → wawancara lanjutan negatif = ditolak)→ diterima → pengenalan pada pekerjaan.
Jenis-jenis test:
􀂃 Intellegence : mengukur kemampuan/ daya ingat,kecepatan berpikir.
􀂃 Provicicncy : test keterampilan
􀂃 Aptitude: mengukur bakar
􀂃 Vocational: mengukur/ bidang yang paling cocok bagi pelamar.
􀂃 Personality: kepribadian.
􀂃 Interest: mengukur minat;
IV. Penempatan (placement), Tahap akhir dalam rangka setelah diperoleh calon yang paling memenuhi syarat yang cocok /sesuai dengan jabatan yang ada (theright man on the right place /job). Syarat dalam penempatan calon :
􀂃 Apakah orang yang sudah lulus itu langsung ditempatkan pada posisi yang telah direncanakan.
􀂃 Tidak langsung ditempatkan, tetapi harus melalui tahapan (memperkenalkan dan mengantar orang itu pada situasi pekerjaan yang sebenarnya) dan orientasi (masa uji coba), apakah 1,3,6,9 atau 12 bulan → probation period.
Ad 2). Pengembangan tenaga kerja (development of personnel)
• Metodenya terdiri dari:
1. Education,
Kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan pengertian karyawan tentang pengetahuan umum dan pengetahuan ekonomi pada umumnya termasuk penguasaan/ peningkatan teori dan keterampilan mengambil keputusan dalam menghadapi persoalan-persoalan organisasi perusahaan.
􀂃 Tujuan pendidikan:
a. Aspek kognitif (pengetahuan, pemahamam).
b. Aspek psikomotor(keterampilan).
c. Aspek afektif (rasa).
2. Training,
Adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan seorang karyawan dengan cara meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam menjalankan pekerjaan. Terbagi atas:
a. Non managerial,
On the job,
􀂃 Di tempat kerja (on the job),
􀂃 Magang (apprentice ship)
Of The job.
􀂃 Berantai (vertibule schoo).
􀂃 Kursus-kursus.
b. Managerial,
On the job method;
a. belajar dari pengalaman,
b. coaching,
c. understudy (magang),
d. position rotation/tour of duty),
e. proyek khusus & task force,
f. penugasan dalam bentuk panitia,
g. bacaan selektif.
Of the Job method :
a. kursus-kursus,
b. role playing(bermain peranan),
c. simulasi,
d. sensitivity training (latihan-kepekaan)
e. latihan,
f. special meeting/pertemuan khusus,
g. multiple management (manajemen-berganda)
3. Promosi,
4. Pemeliharaan dan pemanfaatan pegawai,
Ad 3). Pemberian Kompensasi
• Sistem pokok pengupahan:
-
-
-
-
Prestasi kerja.
Lama kerja,
Senioritas,
Kebutuhan.
• Sistem upah:
1. Waktu,
2. Prestasi, potongan, per satuan hasil,
3. Borongan (kombinasi 1 dan 2).
Ad 4). /ntegrasi Tenaga Kerja
Fungsi: mengarahkan penyesuaian keinginan individu karyawan dengan keinginan organisasi sehingga tujuan masing-masing dapat terpenuhi.
Ad 5). Mempertahankan dan memelihara tenaga kerja
􀂃 Perusahaan dapat menciptakan kegiatan-kegiatan yang sedemikian rupa dapat membantu sikap maupun kecakapan yang telah dimiliki para karyawan.
􀂃 Berdasarkan kondisi yang dimiliki para karyawan, maka kegiatan atau program dibedakan menjadi:
-
-
-
-
Savety and health program :
a. Program keselamatan dan kesehatan
b. karyawan untuk mempertahankan kondisi
c. fisik karyawan.
Service program,
Untuk mempertahankan sikap kerja sama. Disiapkan program pelayanan dan berbagai bentuk kegiatan, fasilitas perumahan, fasilitas kendaraan, fasilitas penambahan upah dan gaji, fasilitas rekreasi.
Ad 6). Hubungan Industrial / Hubungan Perburuhan
• Kegiatan perburuhan:
Penyuluhan pemerintah,
Hubungan industrial/hubungan perburuhan.
• Tanpa hubungan industrial yang harmonis maka suasana kerja, antara majikan dan karyawan sebagai suatu kelompok, cenderung menuju ke suatu konflik.
• Pihak-pihak yang berkepentingan:
1. Buruh,
orang yang bekerja di bawah perintah orang lain dengan menerima upah karena ia melakukan pekerjaan di perusahaan.
2. Majikan/pengusaha,
Seseorang yang dengan bebas mempekerjakan orang lain dengan memberi upah untuk bekerja pada perusahaannya.
3. Organisasi buruh/serikat pekerja,
Asosiasi karyawan untuk jangka panjang yang berlangsung terus menerus. Dibentuk dan dijalankan dengan tujuan khusus memajukan dan melindungi kepentingan anggota-anggotanya dalam hubungan kerja mereka.
4. Organisasi majikan/ pengusaha,
Organisasi yang dasar dan tujuannya adalah kerjasama antara anggota-anggotanya dalam soal teknis dan ekonomis. Dalam upaya memperbaiki hubungan antara pekerja dan pengusaha yang berlandaskan Pancasila.
Contoh : Apindo (Asosiasi Pengusaha Indonesia)
• Hubungan Industrial Pancasila:
Karyawan harus diperlakukan sebagai manusia seutuhnya. Artinya tidak boleh diperlakukan dengan sewenang-wenang karena pada umumnya karyawan selalu dalam posisi yang lemah.
• Hubungan Industrial Pancasila menghendaki agar setiap persoalan yang terjadi antara karyawan dengan manajemen diselesaikan dengan musyawarah dan mufakat, sebagaimana tersirat dalam jiwa Pancasila, yang harus memperhatikan aspek manusianya tanpa merugikan salah satu pihak.
• Konflik dalam hubungan kerja terjadi bila kepentingan kedua belah pihak terganggu, hal tersebut harus diselesaikan dengan tuntas.
• Untuk menyelesaikan konflik yang macet digunakan dua lembaga :
1. Lembaga Bipartite,
Setiap masalah yang timbul dari hubungan perburuhan merupakan tanggung jawab kedua belah pihak, yaitu pihak karyawan dan pengusaha dan harus diselesaikan oleh mereka sendiri.
2. Lembaga Tripatite,
Setiap masalah yang timbul dari hubungan perburuhan merupakan tanggung jawab karyawan, pengusaha, dan masyarakat yang dalam hal ini diwakili oleh pemerintah, sehingga setiap masalah perburuhan yang terjadi harus dapat diselesaikan oleh ketiga unsur tersebut.

CONTROLLING

Definisi dan Pengertian
• Pengendalian (controlling) berbeda dengan pengawasan (supervising), karena pengawasan tidak hanya dilakukan oleh manajer tetapi juga oleh mandor (foreman), sedangkan pengendalian hanya dilakukan oleh manajer.
• Pengendalian adalah suatu proses pengaturan dan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan dari pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
• Menurut Stoner: pengendalian merupakan suatu proses dimana seorang manajer dapat memperoleh keyakinan bahwa pelaksanaan aktivitas sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.
• Secara sederhana, pengendalian dapat diartikan sebagai suatu proses dimana manajer berusaha untuk memperoleh keyakinan bahwa kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
• Hubungan pengendalian dengan perencanaan:
1. Hubungan pengendalian dengan perencanaan sebelumnya, bahwa teknik pengendalian yang baik yang dimiliki oleh perusahaan baru dapat digunakan apabila sebelumnya pelaksanaan dan penetapan tujuan direncanakan terlebih dahulu.
2. Hubungan pengendalian dengan perencanaan yang akan datang, Pencapaian tujuan/ realisasi tujuan dari rencana sebelumnya akan dievaluasi apakah memerlukan perbaikan. Penambahan atau pengembangan-pengembangan aktivitas lebih lanjut atau penyederhanaan dari pencapaian tujuan. hasil ini merupakan masukan/input bagi perencanaan yang akan datang.

• Maksud dilaksanakannya pengendalian adalah untuk mencegah/ memperbaiki kesalahan-kesalahan dan penyimpangan serta ketidaksesuaian antara rencana yang telah ditentukan dengan realisasinya.
• Tujuan dilakukannya proses pengendalian adalah agar hasil pencapaian tujuan dalam pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara efisien dan efektif sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Proses / Langkah-Langkah Pengendalian
• Meliputi:
1. Menetapkan standar/ukuran dari tujuan yang akan dicapai serta metode pengukuran kegiatan.
2. Mengukur aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan.
3. Membandingkan antara standar yang ditetapkan dengan hasil pelaksanaan pencapaian tujuan yang kemudian menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan jika terjadi dalam pencapaian tujuan.
4. Melaksanakan perbaikan-perbaikan/ koreksi dari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

• Jenis-jenis pengendalian:
1. Pengendalian yang dilakukan sebelum pelaksanaan aktivitas-aktivitas/ proses pencapaian tujuan.
2. Pengendalian yang dilakukan selama proses kegiatan dilaksanakan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.
3. Pengendalian yang dilakukan setelah proses kegiatan pencapaian tujuan dilakukan.

• Metode pengendalian:
1. Stering control, ditentukan aktivitas yang dilaksanakan, siapa yang melaksanakan.
2. Screening control, aktivitas sumber daya ditetapkan dan diseleksi mana yang perlu diperbaiki, ditambah atau dikurangi.
3. Post action control, Pengevaluasian output

• Faktor-faktor pentingnya manajer melaksanakan pengendalian:
1. Karena adanya perubahan-perubahan yang terjadi di dalam perusahaan. Misal; perubahan extern: daya beli, jumlah penjualan, dsb. Perubahan intern: penurunan jumlah tenaga kerja dsb.
2. Adanya kompleksitas dari suatu perusahaan, Misal; terjadi perluasan usaha (ekspansi).
3. Karena adanya pelimpahan wewenang, Misal; kepada staffnya.
4. Kesalahan yang timbul yang dilakukan oleh para bawahan/ para tenaga pelaksana.
• Jenis standar yang digunakan sebagai pengukuran di dalam penilaian aktivitas perusahaan, diantaranya:
1. Standar fisik, misal; bahan baku, mesin, dll.
2. Standar biaya, misal; biaya produksi, dll.
3. Standar modal, misal; neraca perusahaan, dll.
4. Standar pendapatan, misal; harga produk, dll.
5. Standar program, misal; program anggaran, dll.

LEADING

• Leading adalah suatu proses untuk memberikan pengarahan-pengarahan atau pengaruh dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan tugas dari sekelompok anggota-anggotanya.
• Proses ini meliputi 3 hal:
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain sebagai pengikut (follower).
2. Kepemimpinan merupakan pembagian tugas atau kekuasaan dengan tidak seimbang antara pimpinan dan anggota kelompok.
3. Pemimpin dapat mempengaruhi pengikutnya dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan.
• Fungsi leading antara lain:
1. Fungsi yang menggerakan orang-orang agar melaksanakan aktivitas-aktivitas perusahaan.
2. Fungsi mengarahkan aktivitas orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Agar pelaksanaan fungsi leading efektif, manajer dituntut untuk mengetahui 4 hal, yaitu:
1. Human being factors (jenis-jenis orang yang bekerja),
2. Motivation,
3. Leadership,
4. Communication.
Ad 1). Human being factors (jenis-jenis orang yang bekerja)
• Adalah model/ sifat manusia/ tingkah laku yang dimiliki manusia-manusia sehubungan dengan kehidupan sehari-hari.
• Menurut Edgar H. Schein, jenis-jenis manusia adalah:
1. Orang-orang sosial (social man)
Mementingkan orang lain, dermawan, mencintai dan menyukai orang lain dalam keadaan tetap hidup tentram di sekitar orang yang dapat memberikan suatu kepuasan dalam hidupnya.
2. Orang-orang rasional yang ekonomis (rational economic man),
Seseorang yang berpikir kritis dalam melakukan kegiatan dan selalu menghitung untung rugiya. Kegiatan yang tidak menguntungkan tidak dilakukan dan sebaliknya. Terbagi dua, yaitu:
a. Rational man,
Bertindak secara rasional atas setiap aktivitas yang dijalankan dengan pertimbangan secara logis.
b. Economic man,
Kegiatannya hanya untuk pekerjaan yang menguntungkan.
3. Orang-orang yang mempunyai ambisi untuk mengembangkan diri (self actualization), selalu mengharapkan pengembangan dan peningkatan kemampuan diri sehingga memperoleh reputasi tertentu.
4. Orang-orang yang kompleks (complex man),
Gabungan dari sifat-sifat a, b, dan c yang terdapat pada diri seseorang.
• Menurut Mc. Gregor, jenis-jenis manusia adalah:
1. TipeX,
Menunjukkan bahwa orang-orang yang kurang kreatif dalam melaksanakan tugasnya, harus selalu ada dorongan-dorongan dari atasan atau pihak-pihak lain dan adanya pandangan pesimis dan tidak mau bertanggung jawab atas tugas yang dilaksanakan dan ini menyangkut moral.
2. Tipe Y,
Orangnya bersifat kreatif, fleksibel dan optimis. Orangnya bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan serta menyukai tugas yang diperintahkan atasannya. Dalam melakukan tugas lebih mandiri, tidak memerlukan petunjuk-petunjuk khusus dari atasan yang memberikan perintah, dan selalu mencari tugas yang mempunyai tanggung jawab tinggi tapi tidak ambisius.
• Menurut Keith Davis, jenis-jenis manusia adalah:
1. Authochratic model,
Orang yang menjalankan tugas didasarkan pada kekuatan yang dimiliki atasan. Atasan yang memiliki wewenang akan memberikan perintah dan diikuti oleh bawahan baik dengan cara memberikan sanksi-sanksi maupun dengan memberikan hukuman agar bawahan mau melaksanakan tugasnya.
2. Custodial model,
Orang yang melaksanakan tugas apabila dianggap mcmberikan keuntungan secara materi - economic man.
3. Supportive model,
Bawahan melaksanakan tugas-tugasnya karena adanya dorongan dari atasan baik karena ada kekuasaan ataupun karena adanya imbalan.
Ad 2). Motivation
• Motive (motif) adalah suatu keadaan dalam diri seseorang yang mendorong, mengaktifkan dan menyatukan perilaku ke arah tujuan.
Motivation (motivasi) adalah istilah umum yang mencakup keseluruhan dorongan, keinginan, kebutuhan, pengharapan dan kekuatan-kekuatan sejenis. Motivation adalah dorongan-dorongan dari manusia untuk melaksanakan suatu tugas, karena adanya unsur-unsur yang harus dicapai, sebagai pimpinan perusahaan harus dapat memenuhi kebutuhan para bawahannya agar bawahan dapat dimotivasi untuk bekerja sama guna mencapai tujuan perusahaan. Teori-teori motivasi:
1. Teori kebutuhan dari Abraham Maslow, meliputi:
a. Physiological needs,
Kebutuhan dasar untuk kelangsungan hidup manusia itu sendiri, seperti makan, minum, kasih sayang, dll.
b. Security/safety needs,
Kebutuhan untuk bebas dari bahaya fisik dan takut kehilangan pekerjaan, kekayaan, makanan, atau tempat tinggal.
c. Affiliation or acceptance needs,
Kebutuhan manusia sebagai makhluk sosial yang memerlukan pengakuan rasa dimiliki oleh orang lain.
d. Esteem needs,
Jenis kebutuhan ini menghasilkan kepuasaan terhadap kekuatan, prestise, status, dan kepercayaan diri.
e. Actualization needs,
Kebutuhan akan pengembangan diri dalam mencapai cita-cita, ini merupakan kebutuhan yang paling tinggi dalam mencapai cita-cita.
2. Teori kebutuhan dari David Mc. Clelland, meliputi:
a. The need for power,
Menunjukkan seseorang yang mempunyai kebutuhan akan kedudukan/ kekuasaan yang tinggi.
b. The need for affiliation,
Orang-orang yang mempunyai keinginan untuk menyenangkan dan menghindari pertentangan dengan orang lain, serta selalu membina hubungan baik antara sesama dan menghendaki adanya persahabatan dan persaudaraan.
c. The need for achievement,
Orang-orang yang menginginkan dalam mencapai tujuan secara berhasil dan selalu berusaha menghindari kegagalan.
• Jenis-jenis motivator menurut Frederich Herzberg:
1. Hygiene factors,
Merupakan factor yang tidak meningkatkan kepuasan dan tidak dapat mendorong seseorang dengan memberikan dalam bentuk materi. Meliputi kondisi kerja yang sehat, pemberian sejumlah gaji, hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, status atau kedudukan sebagai pimpinan, dsb.
2. Motivator,
Merupakan factor yang dapat memberikan dorongan kepada setiap pegawai, baik dari tingkat atas maupun sebagai tenaga pelaksana, meliputi: pemberian penghargaan kepada karyawan yang berprestasi, pemberian tugas yang merupakan tantangan, pemberian tugas yang membutuhkan tanggung jawab sehingga dapat memberikan peningkatan jabatan.
• Jenis-jenis motivator menurut Harold Koontz :
1. Uang, karena dapat mendorong seseorang untuk melaksanakan pekerjaan dan meningkatkan prestasi.
2. Bantuan-bantuan dalam upaya mendorong karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
• Jenis-Jenis motivator menurut Arch Patton:
1. Pemberian tugas yang menantang dan pekerjaan yang sulit untuk dilakukan seseorang,
2. Status atau kedudukan dalam organisasi,
3. Kesempatan untuk menjadi leader,
4. Persaingan antara sesama karyawan,
5. Adanya unsur ketakutan,
6. Uang.
Ad 3). Leadership
• Adalah kemampuan yang dimiliki oleh seseorang untuk mempengaruhi, memerintah orang lain agar mau bekerja dengan sungguh-sungguh dan penuh kepercayaan dalam usaha mencapai tujuan.
• Menurut Koontz, Donnel dan Wiechrich:
Adalah seni atau proses mempengaruhi orang-orang sehingga mereka akan berusaha mencapai tujuan kelompok dengan kemauan, kerelaan dan antusias.
• Menurut R- Terry:
Adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang lain untuk bekerjasama dengan penuh kemauan dan secara sukarela untuk mencapai tujuan kelompok.
• Syarat-syarat seorang manajer menjalankan fungsi leading:
1. Manajer menghadapi orang-orang dengan kebutuhan, tingkat pendidikan, latar belakang, cita-cita yang berbeda.
2. Manajer harus menyadari bahwa mereka harus mampu memberikan masukan dan inspirasi bagi bawahannya.
3. Manajer harus mampu menciptakan iklim dan kondisi kerja yang sehat dan memotivasi bawahan untuk berprestasi.
• Seorang pimpinan dapat memerintah bawahan untuk mencapai tujuan sebab atasan mempunyai beberapa kekuasaan, yaitu:
1. Reward power,
Memberikan gaji, bonus atau premi.
2. Coercive power,
Untuk memberikan sanksi bila bawahan tidak melaksanakan perintah.
3. Legal power,
Bahwa secara hukum pimpinan sah untuk menjalankan tugasnya.
4. Expert power,
Kekuasaan yang ada karena adanya suatu keahlian, bahwa atasan memiliki keahlian yang tidak dimiliki bawahan.
5. Refferent power,
Kekuasaan untuk diikuti dan ditiru oleh Para bawahan.
• Teori-teori leadership:
1. Traits Theory,
Berhubungan dengan sifat-sifat pembawaan yang memenuhi persyaratan bahwa seseorang memiliki kemampuan leadership.
2. Contigency theory,
Bahwa seorang leader dalam memecahkan permasalahan harus memperhatikan kondisi/lingkungan yang ada pada waktu itu. Bila lingkungan berubah maka gaya kepemimpinanpun akan berubah.
• Situasi-situasi yang mempengaruhi leadership:
1. Hubungan pimpinan dan bawahan,
2. Struktur organisasi dalam perusahaan,
3. Kekuasaan posisi seseorang dalam organisasi.
• Tipe pemimpin:
1. Otokrasi,
Menganggap organisasi sebagai milik pribadi, dan bawahan adalah hanya sebagai alat semata, tidak menerima kritik dan mengandung paksaan.
2. Militeristik,
Menggunakan sistem perintah dalam mengerakkan bawahan, tergantung jabatan, formalitas yang berlebihan, menuntut disiplin tinggi dan kaku, sukar menerima kritik, menggemari ceremonial.
3. Paternalistik,
Menganggap bawahan sebagai manusia yang tidak dewasa, bersikap terlalu melindungi, jarang memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan kreativitas.
4. Kharismatik,
Mempunyai kekuatan dengan pengikut yang cukup banyak.
5. Demokratis,
Menanggap manusia sebagai makhluk yang paling mulia di dunia, selalu berusaha mensinkronisasikan antara kepentingan dan tujuan.
• Gaya kepemimpinan (style of leadership).
1. Menurut White Levitt:
a. Authocratic style,
Gaya kepemimpinan dimana keputusan-keputusan sepenuhnya ditetapkan oleh atasan, dorongan-dorongan untuk melakukan kegiatan lebih ditekankan dengan cara menakut-nakuti bawahan, dan hanya hukuman yang dianggap sebagai cara yang tepat untuk mendorong bawahan bekerja, komunikasi searah dari atasan ke bawahan.
b. Democratic style,
Gaya kepemimpinan dimana keputusan yang diambil oleh atasan dilakukan secara bersama-sama para slaff bawahannya untuk mengambil keputusan yang menyangkut kebijakan perusahaan secara keseluruhan. Motivasi dengan cara memberi hadiah dan sanksi, komunikasi dilakukan dua arah.
c. Laize faire style,
Gaya kepemimpinan dimana keputusan yang diambil lebih banyak dilakukan manajer tingkat bawah, manajer tingkat bawah mempunyai wewenang yang luas tentang kebijakan dan keputusan organisasi secara keseluruhan.
2. Menurut Rensis Likert:
a. Exploitative authoritative,
Pimpinan mempunyai kecenderungan melakukan penekanan, pemerasan tenaga dan pikiran bawahan serta tidak mempunyai kepercayaan kepada bawahan. Semua keputusan dilakukan oleh atasan. Motivasi bawahan dengan cara menakut-nakuti, komunikasi satu arah.
b. Benevolent authoritative,
Manajer hanya sedikit memiliki kepercayaan kepada bawahan dimana usaha-usaha untuk mendorong bawahan agar mau bekerja yaitu dengan memberikan hadiah-hadiah selain dengan cara memberi sanksi dan menakut-nakuti.
Pembuatan Keputusan
• Yaitu mengidentifikasikan dan memilih serangkaian tindakan untuk menghadapi masalah tertentu atau mengambil keuntungan dari suatu kesempatan - bagian penting dari pekerjaan setiap manajer.
• Masalah (problem) adalah situasi yang terjadi kalau kenyataan atau keadaan berbeda dari keadaan yang diinginkan.
• Proses menemukan masalah:
1. Deviasi dari pengalaman masa lalu, berarti pola prestasi sebelumnya dalam organisasi terlampaui.
2. Deviasi dari rencana yang ditetapkan, berarti proyeksi atau harapan manajer tidak terpenuhi.
3. Orang lain sering kali memberi tahu masalah kepada manajer.
4. Prestasi dapat juga menciptakan situasi pemecahan masalah.
• Sifat pembuatan keputusan manajerial:
1. Keputusan terprogram,
Penyelesaian masalah rutin yang ditetapkan dengan peraturan, prosedur atau kebiasaan.
2. Keputusan tidak terprogram,
Penyelesaian spesifik yang diciptakan lewat proses tidak terstruktur untuk menangani masalah non rutin.
• Model rasional pembuatan keputusan: adalah proses empat langkah yang membantu manajer mempertimbangkan alternatif dan memilih alternatif dengan peluang sukses paling besar, yaitu:
1. Pengamatan situasi,
Penyelidikan yang lengkap mempunyai tiga aspek:
Mendefinisikan masalah
Mendiagnosis penyebab,
Menentukan tujuan keputusan.
2. Kembangkan alternatif,
Salah satu metode adalah brainstorming (sumbang saran), yaitu teknik pengambilan keputusan dan pemecahan yang di dalamnya individu atau anggota kelompok mencoba meningkatkan kreativitas dengan mengajukan alternatif secara spontan tanpa memperhatikan kenyataan atau tradisi.
3. Mengevaluasi alternatif dan memilih yang terbaik,
Evaluasi alternatif berdasarkan tiga pernyataan kunci:
• Apakah alternatif ini layak?
• Apakah alternatif itu merupakan penyelesaian yang memuaskan?
• Apa konsekuensi yang mungkin untuk seluruh bagian organisasi?
4. Implementasi keputusan dan monitoring.
REFERENSI
Diantaranya:
- Dasar-dasar Manajemen, oleh G.R. Tcrry dan L.W. Rue,
- Dasar-dasar Manajemen. oleh Prof. Dr. Soekanto Reksohadiprodjo, M. Com.,
- Dasar-ctasar Manajemen, oleh Drs. Sukarna,
- Dll.

Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Padjadjaran 2004-2005

Campus in Compact – Dasar – Dasar Manajemen